Vad menas med originalfaktura för en e-faktura?

 Ibland används uttrycket “original-faktura” för en e-faktura som har tagits emot i till exempel EDIFACT-format och som sedan konverteras till ett format som gör uppgifterna läsbara för en granskare.

I redovisnings- eller skattelagstiftningen används i stället benämningen originalinnehåll i en elektronisk faktura. Med originalinnehåll avses:

  • de uppgifter som utställaren av fakturan registrerat för att tillgodose kraven på obligatoriska uppgifter enligt bokföringslagen och mervärdesskattelagen, samt
  • de uppgifter i övrigt som fordras för att fakturan ska fungera som ett affärsdokument.

Med övriga uppgifter avses uppgifter nödvändiga för att erhålla betalning från en köpare av varor eller tjänster, som exempelvis säljarens/leverantörens identitet, förfallodatum för betalning etc. Om dessa uppgifter tas emot i elektronisk form är mottagaren skyldig att bevara dem i maskinläsbar form.

Det är tillåtet att överföra och konvertera uppgifterna till ett format som är anpassat till mottagarens system, förutsatt att uppgifterna inte ändras i samband med överföring och konvertering.

Det står mottagaren fritt att skriva ut uppgifterna i vanlig läsbar form för intern administrativ hantering, men det är originalinnehållet i mottagen maskinläsbar form som ska arkiveras för kontroll och granskning i efterhand. Om tilläggsnoteringar görs på den utskrivna fakturan som utgör räkenskapsinformation, exempelvis kontering, ska även den utskrivna fakturan sparas försedd med hänvisning till den elektroniska fakturan.