ESAP 6 – Avrop mot ramavtal, är en process för att utbyta affärsinformation elektroniskt och som hjälper köpare och säljare att följa ramavtal, göra rätt vid beställning och uppfylla lagkrav för information.
Med ESAP 6 kan köparen vara säker på att beställa rätt varor med rätt kvantitet till rätt pris och få dem levererade till rätt plats vid rätt tidpunkt.
Eftersom alla uppgifter redan finns i systemen kan fakturan kontrolleras automatiskt mot avtal och prislista och leverantören kan vara säker på att få rätt betalning i rätt tid.
Vem använder ESAP 6?
Processen är framtagen tillsammans med kommuner, landsting och deras leverantörer samt är rekommenderad av SFTI.
Nyttan med ESAP 6
Hjälp att följa ramavtal
Både köpare och leverantör investerar tid och pengar i en upphandling inför att teckna ett ramavtal. Det är därför viktigt att båda parterna följer avtalet. Genom att använda ESAP 6 styrs beställningarna mot ramavtalet, och inköp utanför avtalet undviks.
Mindre administration
All information, som till exempel priser, sortiment och leveranstider, finns i köparens system och det blir enkelt att beställa av de leverantörer som köparen har tecknat avtal med. Det gör att köparen kan fokusera på sin kärnverksamhet, som till exempel äldreomsorg, sjukvård och kollektivtrafik, istället för att lägga tid på administrativa uppgifter.
Hjälp att få med villkor i ramavtal
När köpare och leverantör tecknar ett ramavtal är det viktigt att komma överens om inte bara priser och sortiment, utan även transportkostnader, leveransplatser och beställningsvillkor. ESAP 6 hjälper parterna att få med alla villkor i ramavtalet.
Genom att följa ESAP 6 kommer parterna dessutom alltid ha samma och aktuell information i sina system. Det gör att köparen kan vara säker på att beställa rätt varor med rätt kvantitet till rätt pris och få dem levererade till rätt plats vid rätt tidpunkt. Eftersom alla uppgifter redan finns i systemen kan fakturan kontrolleras automatiskt mot avtal och prislista och leverantören kan vara säker på att få rätt betalning i rätt tid.
Hjälp att uppfylla lagkrav för spårbarhet
All information som behövs för att spåra en artikel finns i systemen med ESAP 6. Det gör det möjligt att uppfylla lagkrav på spårbarhet av livsmedel och läkemedel, att göra riktade återkallelser och kontrollera att inga varor med för kort hållbarhetstid levereras.