Arbetsordning för GS1 bransch-, referens-, och användargrupper

Ändringsdatum: 2024-02-05

1. Introduktion 

Genom att delta i GS1 Swedens användar-, bransch eller referensgrupper är du med och påverkar standarder, datamodeller, tjänster och processer samtidigt som du får inspiration, ökad kunskap och en bredare förståelse för hur dess standarder och tjänster fungerar.

2. Syfte 

Arbetsordningen syftar till att beskriva syftet, uppdraget och hur arbetet ska bedrivas i GS1 Swedens användar-, bransch- och referensgrupper.

3. Regelverk och allmänna villkor

3.1 Global Standards Management Process (GSMP)

GS1 Sweden ingår i ett globalt nätverk av GS1-organisationer och representanter från olika företag och organisationer där arbetet med att utarbeta globala standarder, guider och övriga informationsprodukter beskrivs i Global Standards Management Process Manual. Om inget annat anges i denna arbetsordning så är det denna beskrivning som ligger till grund för det svenska arbetet i bransch-, referens- och användargrupper.

3.2 Allmänna villkor 

För att delta i en bransch-, referens- eller användargrupp behöver allmänna villkor för deltagande signeras. Detta för att säkerställa att man på förhand tagit del av praxis för deltagande, exempelvis avseende samverkansprinciper, uppförandekod, upphovsrätt, immaterialrätt och integritet. 

Till våra allmänna villkor.

4. Upprättande och uppdatering av arbetsordning 

Arbetsordningen har upprättats för att underlätta arbetet i bransch-, referens- och användargrupper. Arbetsordningen är också upprättad för att effektivisera arbetet, tydliggöra struktur och klargöra hur arbetet ska bedrivas. För att säkerställa att arbetsordningen är uppdaterad och ändamålsenlig kan den behöva uppdateras med jämna mellanrum. 

4.1 Beslut om innehåll i arbetsordning

GS1 Swedens VD beslutar om arbetsordningens innehåll samt ändringar däri. Ändringar publiceras på GS1 Swedens webbsida och träder i kraft 30 dagar efter publicering. GS1 Swedens VD har i uppdrag att fatta nödvändiga beslut för att säkerställa att arbetet som bedrivs inom ramen för denna arbetsordning följer GS1 Swedens stadgar.

5. Användargrupper

5.1 Användargruppens syfte

Syftet med användargrupper är att underlätta implementering av GS1-standarder, lokalt och globalt. Dessutom är målet att gemensamt föreslå förbättringar på standarder, där det är nödvändigt för att möta affärsbehov. Exempelvis avseende effektivitet, hållbarhet och digitalisering.

5.2 Användargruppens uppdrag

Användargruppen har till uppdrag att: 

• Bevaka, följa och påverka GS1 Swedens standardiseringsarbete,
• Initiera förslag på förändringar av standarderna till GS1 Global,
• Fatta beslut om rekommenderad tillämpning av GS1-standarder i Sverige,
• Underhålla och vidareutveckla svenska rekommendationer av GS1 Swedens standarder,
• Utarbeta guider som underlättar implementering av GS1-standarder i Sverige,
• Verka för att svenska rekommendationer följer svenska och internationella författningar, lagar och regleringar.

Användargruppen kan även ta sig an andra uppgifter, som stöttar syftet för användargruppen, efter överenskommelse med representanter från GS1 Sweden. 

6. Branschgrupper

6.1 Branschgruppens syfte

Syftet med branschgrupper är att underlätta användning av GS1-standarder i en given bransch. Det huvudsakliga fokuset är att identifiera affärsbehov och brygga över dem med GS1-standarder. Exempelvis avseende effektivitet, hållbarhet och digitalisering. Gruppens syfte kan också vara att utarbeta implementationsguider och/eller ge förslag på uppdatering av standard till en användargrupp.

6.2 Branschgruppens uppdrag

Branschgruppen har till uppdrag att: 

• Bevaka, följa GS1 Swedens standardiseringsarbete,
• Initiera förslag till användargrupp om rekommenderad tillämpning av till standarder i Sverige,
• Utarbeta branschspecifika rekommendationer i linje med svenska rekommendationer,
• Utarbeta guider som underlättar implementering av GS1-standarder i Sverige,
• Underhålla och vidareutveckla branschspecifika vägledningar för GS1-standarder,
• Verka för att svenska rekommendationer följer svenska och internationella författningar, lagar och regleringar.

Branschgruppen kan även ta sig an andra uppgifter, som stöttar syftet för branschgruppen, efter överenskommelse med GS1 Sweden. 

7. Referensgrupper

7.1 Referensgruppens syfte

Referensgrupper förväntas agera referens till GS1-tjänster för att aktivt bidra med insikter och användarerfarenheter. Rollen innebär att vara en resurs som ger feedback och insikter för att stödja och forma GS1-tjänsternas framsteg och anpassning utifrån användarnas behov.

7.2 Referensgruppens uppdrag

Referensgruppen har till uppdrag att: 

• Bidra till att tjänster förenklar användning av standarder och skapar värde för många,
• Möjlighet för användare att påverka utformning av tjänster,
• Stötta GS1 Sweden i att identifiera behov och problem med befintliga tjänster,
• Ge rekommendation om standarders tillämpning i GS1 Swedens tjänster,
• Ge synpunkter och vägledning avseende behov av nya och förändrade tjänster,

Referensgruppen kan även ta sig an andra uppgifter, som stöttar syftet för referensgruppen, efter överenskommelse med GS1 Sweden. 

8. Standarder & tjänster 

En standardiseringsprodukt är resultatet av en standardisering eller standardutveckling. De är det publicerade resultatet från det gemensamma arbetet som görs antingen globalt, regionalt eller lokalt. 

8.1 Globala standardiseringsprodukter 

Resultatet från global förvaltning och utveckling är:

• GS1-standarder: dokumenterade överenskommelser som handelspartners enas om att följa för att uppnå interoperabilitetsmål. Reglerna som måste följas kallas normativa uttalanden.
• GS1-guider: icke-normativa dokumenterade överenskommelser som hjälper enskilda organisationer att förstå och tillämpa GS1-standarder.
• Övrigt material: andra publikationer som ger en förståelse för standarder och guider samt hur man använder dem. Exempelvis rapporter, rekommendationer, fallstudier eller andra dokument som kan användas av olika intressenter. 

8.2 Regionala och lokala standardiseringsprodukter 

Resultatet från global förvaltning och utveckling är:

• GS1-guider: icke-normativa dokumenterade överenskommelser som hjälper enskilda organisationer att förstå och tillämpa GS1-standarder.
• Övrigt material: andra publikationer som ger en förståelse för standarder och guider samt hur man använder dem. Exempelvis datamodeller, rapporter, rekommendationer, fallstudier eller andra dokument som kan användas av olika intressenter. 

8.3 Tjänster 

GS1 Sweden utarbetar olika tjänster för att förenkla användandet av GS1-standarder där det är relevant och skapar värde för många.

9. Utveckling av standardiseringsprodukter

All utveckling av standardiseringsprodukter sker i enlighet med Global Standards Management Process Manual.

9.1 Ändringsbegäran 

För att göra en ändringsbegäran av en GS1-standard via GS1 Sweden behöver processen för ändringsbegäran följas. För mer information om processen se här: Ändringsbegäran. 

10. Principer

GS1 användar-, branscher och referensgrupper arbetar enligt följande grundläggande principer:

• Gruppernas sammansättning ska ha en bra balans mellan köpare och säljare.
• Mötena leds av personal från GS1 Sweden.
• GS1 Swedens facilitera möten och mötesnoteringar distribueras till de personer som anmält sig till användargruppen.

Deltagare i användar-, branschgrupper bör också känna till GS1 Architectural Principles.

11. Roller

GS1 Swedens användar- bransch-, och referensgrupper består alltid av ett antal deltagare som leds av representanter från GS1 Sweden. Gruppen har rätt att utse ytterligare roller om det kan komma att underlätta arbetet. Exempel på ytterligare roller kan vara ordförande, gruppsledare, projektledare eller inbjudna experter.

11.1 Deltagare

Som deltagare i användar-, bransch- eller referensgrupp förutsätts du kunna uppfylla följande kriterier: 

• Deltagaren ska ha mandat från företaget att föra företagets talan i användargruppen.
• Deltagare ska vara insatt i det egna företagets processer och affärssystem och ha kunskap om företagets flöden kring produkter och information. 
• Deltagaren ska ha en position i företaget som möjliggör implementering av framtagna rekommendationer.
• Deltagaren ska ha möjlighet att lägga ner arbetstid på användargruppens arbete såsom närvaro på möten och tid att återkoppla internt. Aktivt deltagande på möten förutsätts liksom engagemang för de frågor som behandlas.
• Deltagaren ska ha relevant kompetens för att ta sig an aktuella frågeställningar.

12. GS1 Swedens ansvar

GS1 Sweden ansvarar för att: 

• tillhandahålla support och resurser inom ramarna för gruppens omfattning, inklusive tillgång till produkter, teknisk expertis och rådgivning, 
• fatta beslut om nybildning, omstrukturering eller avveckling av grupp, 
• vidta skäliga åtgärder för att tillse att publicerade standardiseringsprodukter inte strider mot nationella författningar, 
• säkerställa att GSMP-processen som tillhandahålls av GS1 Global efterlevs, 
• facilitera arbetet i gruppen, vilket innefattar mötesledning, upprätta en verksamhetsplan och genomförande av överenskomna aktiviteter, 
• bereda underlag för beslut och rekommendationer,
• följa för gruppen relevanta delar av arbetet som sker i GSMP-grupper globalt och regionalt, samt återrapportera till gruppen, 
• samordna och administrera ändringsbegäran på standardiseringsprodukt, 
• verka för en bred representation av deltagare i grupper, särskilt avseende jämvikt mellan köpare och säljare,
• förvalta standardiseringsprodukter så att standarder och guider utvecklas och hålls uppdaterade och att innehåll överensstämmer med beslut och rekommendationer, 
• verka för ett nära och förtroendefullt samarbete mellan GS1 Sweden och deltagare i grupper, 
• verka för att gruppens arbete kommuniceras och sprids när det är nödvändigt.

13. Beslut

Beslut inom GS1 användargrupper fattas via konsensus. Om konsensus inte kan uppnås sker beslut via enkel majoritet, där varje organisation har en röst. Representanter från GS1 Sweden bereder beslutsunderlag och initierar omröstningar. Beslut ska dokumenteras och kommuniceras till alla deltagare i gruppen. Om en deltagare inte stödjer ett beslut kan de begära att deras reservation dokumenteras.

I branschgrupper och referensgrupper utarbetas rekommendationer. I dessa konstellationer fattas inga beslut.

14. Finansiering

Alla kunder hos GS1 Sweden har möjlighet att delta i användargrupper. Ingen ytterligare finansiering tillkommer. Deltagande i bransch-, referens- och användargrupper sker egen tid i in-kind.  

15. Gruppens livscykel

15.1 Uppstart 

Uppstart av bransch-, referens-, och användargrupper görs efter beslut av GS1 Sweden. 

Kriterierna som ska tas i beaktning när en grupp upprättas är följande: 

• gruppen bildas Utifrån ett eller flera behov som många har,
• gruppens arbete syftar till att öka användbarheten av GS1:s standarder och tjänster,
• gruppens arbete skapar och ökar engagemanget hos användare,
• gruppens arbete bidrar till utveckling av standarder och tjänster,
• tillräckligt många intressenter är villiga att delta med tid och expertis,
• deltagarna i gruppen ska ta del och acceptera allmänna villkor och arbetsordning, vilka signeras därefter.

Följande saker bör tas i beaktning: 

• GS1 Sweden ser till att information kring uppstart sker på ett tillbörligt sätt så att berörda aktörer har möjlighet att uppmärksamma uppstarten. Exempelvis via nyhetsbrev, webbsida eller sociala medier. 
• Webbsida med information om gruppen skapas på GS1.se.

15.2 Drift 

För förvaltning och driften av en användar-, bransch eller referensgrupp ska vara effektiv och strukturerad bör arbetet bedrivas i enlighet med denna arbetsordning och av mötesledaren uppsatt verksamhetsplan.

En verksamhetsplan kan exempelvis innehålla:

• Syfte och mål för gruppen,
• Tidplan för arbete,
• Mötesplanering,
• Beskrivning av aktiviteter/projekt/releaser.

Utöver verksamhetsplan bör följande saker tydliggöras:

• Disitribution av information, inklusive agenda och mötesprotokoll,
• Information om pågående standardiseringsarbete,
• Kommunikation kring beslut,
• Information från GS1 Global och GS1 Europe.

Årligen bör analys göras avseende:

• Utvärdering av effektiviteten av gruppens arbete,
• Analys av sammansättning, exempelvis avseende mottagare och leverantör.

15.3 Omorganisation

Beslut om avveckling kan fattas av GS1 Swedens VD, GS1 styrelse, enligt verksamhetsplan eller genom konsensus bland gruppens deltagare. GS1 Sweden ansvarar för att beslutet distribueras till gruppens samtliga deltagare. Avvecklingen av gruppens verksamhet ska sedan ske på ett ansvarsfullt sätt. 

Om en bransch-, referens- eller användargrupp hos GS1 Sweden behöver omorganiseras, måste detta beslut fattas av deltagarna eller GS1 Sweden. Omorganisationen kan ske på olika sätt beroende på behov och så länge som den håller sig inom ramarna för arbetsordning, allmänna villkor och GSMP Manual.

15.4 Avveckling

Beslut om avveckling kan fattas av GS1 Swedens VD, GS1 styrelse, enligt verksamhetsplan eller genom konsensus bland gruppens deltagare. GS1 Sweden ansvarar för att beslutet distribueras till gruppens samtliga deltagare. Avvecklingen av gruppens verksamhet ska sedan ske på ett ansvarsfullt sätt.