Coop automatiserar för högre datakvalitet och kundnöjdhet

Erik Holmberg, affärschef Coop Hemma. Foto: Coop

Automatiserade processer är en nyckel för att såväl spara tid som att öka säkerheten och kundnöjdheten i de flesta organisationer. Det var av just dessa anledningar som Coop Hemma valde att inleda ett digitaliseringsprojekt under hösten 2019. Men hur får man egentligen med alla på digitaliseringståget? Vi har pratat med Erik Holmberg, affärschef för Coop Hemma, för att höra om resan hittills och få hans bästa tips.

Som en av Sveriges största aktörer inom dagligvaruhandeln, erbjuder Coop prisvärda varor från ett hållbart och attraktivt sortiment. Tillsammans med GS1 Sweden och deras tjänst Validoo, har Coop i flera år arbetat med att skapa strukturerad artikelinformation för produkter genom hela kedjan. För ungefär ett år sedan startade Coop, med stöd från GS1 Sweden, en digitaliseringsresa. Målet var att skapa samma artikelinformationssäkerhet i det så kallade Non-foodsortimentet som redan finns i livsmedelssortimentet.

Automatiserade processer för högre datakvalitet

Strukturerad produktinformation är a och o när man handlar med varor, och dessutom väl utbrett i dagligvaruhandeln när det gäller livsmedel. För produkter som inte är livsmedel, så kallade non-foodprodukter, fanns det tidigare inte samma krav på ett säkerställt flöde av produktinformation. Erik menar att det tidigare arbetssättet i slutändan kunde leda till ett försämrat kunderbjudande.

I takt med digitaliseringen där allt fler människor handlar online snarare än i butik, läggs större krav på bättre och bredare data om produkter.

Erik Holmberg

– Leverantörer för non-foodprodukter har länge arbetat utanför system där alla manuella steg måste göras 100 procent rätt hela tiden. Informationen om produkten i sig är inte bristfällig, det är snarare sättet den lagras och delas på som är det. I takt med digitaliseringen där allt fler människor handlar online snarare än i butik, läggs större krav på bättre och bredare data om produkter, säger Erik.

Med detta i åtanke valde Coop att rikta fokus på de varor som haft en underutvecklad masterdata under alla år. Målet var att förflytta historiskt manuella processer till automatiserade sådana, för att skapa en säkerhet genom hela varukedjan och bli mer tidseffektiva. GS1 och tjänsten Validoo blev här det självklara valet för förflyttningen.

Stöd i projektledning och utbildning av leverantörer

Tidigare kommunicerade Coop med Excelblad för att skicka och dela information manuellt. Med hjälp av Validoos system kunde man nu kommunicera automatiskt med leverantörernas affärssystem. Till skillnad från tidigare då uppdateringar behövde göras i varje individuellt blad, kunde man nu rätta upptäckta fel i informationen överallt, direkt genom Validoo, berättar Erik. Validoo kunde även bistå med projektledning och utbildning av leverantörer.

–Tillsammans med GS1 Sweden har vi gjort utbildningar för att se till att leverantörerna är med på förändringsresan som sker. GS1 har dessutom hjälpt till med uppföljning för att se vilken digital mognad våra leverantörer har, vilket lett till desto färre problem senare i processen, säger Erik.

Digitalisering skapar nya förutsättningar

Reaktionerna har varit blandade hos de leverantörer som påverkats av förändringen. De som är vana vid att arbeta digitalt, har direkt förstått syftet med initiativet. För andra, med lägre digital mognad, har förståelsen varit något lägre. Coop har därför, tillsammans med GS1, fokuserat på att förklara nyttan med initiativet.

– Första steget är att få någon form av accept från leverantörerna och en insikt om att det är rätt väg att gå. Förändring är jobbigt för vissa, men när man väl är igång är det enklare att se fördelarna. Utmaningen i att förstå var leverantörerna befinner sig i processen har lett till värdefull lärdom hos oss som inte brukar arbeta med leverantörssidan av Validoo som tjänst, säger Erik.

En annan utmaning har varit arbetet med Coops alla internationella leverantörer. Coop Hemma har en högre andel icke-svenska leverantörer. Det skapar en helt annan utgångspunkt för förändringsarbete.

– Vårt arbete med internationella leverantörer har inneburit en stor förändring i hur vi genomför resan på ett ofta tekniskt plan. Tillsammans med GS1 har vi fått utbilda och lära oss om hur GS1 fungerar internationellt, säger Erik.

Samarbete rustat för framtiden

I vår går Coop Hemma in i sista fasen av implementeringen, och framåt mars bedömer Erik att det kommer att vara klart till runt 90 procent på leverantörsnivå. På mindre än två år har Coop Hemma då, i samarbete med GS1 och Validoo, förflyttat hundratals leverantörer in i Validoo. Och fördelarna är många. Erik förklarar:

– Den största fördelen med arbetet är att vi mellan oss och leverantörer kommer att få mindre problem med order och ekonomi, eftersom vi delar samma flöde. Det kommer leda till ökad tillväxt online och en oerhörd tidsbesparing. En stor del av jobbet har skett hos leverantörerna – och jag är extremt tacksam för deras insatser.

Erik ser positivt på samarbetet med GS1, och de har redan flera gemensamma projekt planerade. Som ett nästa steg i processen mot en ännu bättre e-handelsupplevelse, vill Erik nu jobba ännu djupare med exempelvis bildhantering och förpackningsmaterial.

– Att jobba med centraliserad masterdata är nödvändigt, och för oss som har en lång historik av att jobba med GS1 var de ett självklart val. Validoo erbjuder arbetsprocesser som stöttar affärerna, och deras tjänst kan användas i förändring för framtiden. Jag kan utan tvekan rekommendera den här lösningen till andra som vill styra upp inflöden av data!

Tack Coop för att vi får vara med på resan.

Coops fem bästa tips för en smidig digitalisering

  1. Få med leverantörerna tidigt på förändringsresan genom att visa på nyttan med initiativet
  2. Håll utbildningar för leverantörer med hjälp av GS1 för att öka kunskapen och skapa trygghet i processen.
  3. Ta reda på leverantörers digitala mognad och lägg extra krut på de som inte är lika vana
  4. Håll er uppdaterade om var i processen leverantörer befinner sig, för att fånga upp eventuella utmaningar innan det gått för långt
  5. Ligg steget före och automatisera processer så att de är aktuella såväl idag som imorgon