Tjänstebeskrivning för Validoo GDSN Supplier

Här får du veta vad som ingår i Validoo GDSN Supplier och hur du praktiskt använder tjänsten.

Om Validoo

Validoo har Sveriges största databas med artikelinformation och produktbilder som följer GS1:s globala standard. Med hjälp av Validoo kan leverantörer validera, kvalitetssäkra, lagra och dela information och bilder som rör deras produkter. Mottagare av informationen finns framför allt inom dagligvaruhandel, apotek, Systembolaget och foodservice. Validoo har också mottagare som inte har en GDSN-datapoolanslutning, till exempel app-tillverkare, som får tillgång till informationen när den blivit publik. Förutom anslutna mottagare kommer produktinformation och produktbilder vara sökbara för allmänheten i vår öppna söktjänst ProductSearch. 

Det här får du med Validoo GDSN Supplier

• Delning av produktinformation och produktbilder (när dessa blir publika) med samtliga mottagare som är anslutna till Validoos datapool och mediebank. På den svenska marknaden har vi två typer av mottagare: Buyer och Receiver. Buyer kan leverantören adressera från sin datapool. Receivermottagarna får endast tillgång till produktinformation och produktbilder när dessa har blivit publika, vilket sker i samband med lanseringsdatum.
  Mottagare i andra datapooler får inte tillgång till produktinformation och bilder utan detta gäller endast inom Validoos datapool.
• Webbaserat användargränssnitt
• Mediebank för hantering av produktbilder
• Ordersystem för kvalitetssäkring av artikelinformation och fotografering, i enlighet med GS1:s regelverk för beställning av kvalitetssäkring produktbilder samt bildproduktion
• Uppladdningssystem med autovalidering av bilder
• Resultatvy för kvalitetssäkrings- och statistikrapporter per produkt/bild
• Återkopplingsmeddelanden från mottagaren tillbaka till ditt system.
• Valideringsresultat via e-post
• Produktblad
• Möjlighet att upprätta system-till-systemintegrationer för att ta emot produktinformation tillgänglig i Validoos datapool. 
• Möjlighet att upprätta system-till-systemintegrationer för att skicka och ta emot produktbilder i Validoos mediabank för produkter tillgängliga i Validoos datapool 
• Delning av publik produktinformation i vår öppna söktjänst ProductSearch.

Så fungerar det

Skicka, ta emot samt dela artikelinformation och bilder

För system-till-systemintegrationer finns olika anslutningar för att ta emot produktinformation från, och skicka och ta emot bilder till och från, Validoo datapool och mediabank enligt GS1-standarder.  

Den tekniska specifikationen för anslutningarna ingår i GDSN Supplier-avtalet mellan GS1 Sverige och leverantören. Systemintegrationer upprättas separat och kräver minst 1 separat GLN för varje anslutning. Anslutningarna är individuella och leverantörsunika. 

Mottagare i andra datapooler får inte tillgång till produktinformation och bilder utan detta gäller endast inom Validoos datapool och mediebank. Detsamma gäller för system-till-system-integrationer, där kommunikation och datautbyte endast sker inom ramarna för Validoo. 

Kontroll, lagring och delning av digital artikelinformation

• Validering. Validoos system kontrollerar att all artikelinformation som leverantörer skickar till mottagaren via Validoo följer de globala och svenska valideringsreglerna. Två till tre gånger per år uppdateras reglerna. För dig som har Validoo GDSN Supplier sker validering enligt de globala reglerna även i din egen datapool utanför Sverige.
• Kontroll av specifika regler. Validoos system kontrollerar även att artikelinformation följer mottagarspecifika valideringsregler om mottagaren har valt att aktivera en sådan regel (till exempel gränsvärden för maximal pallhöjd eller maxvikt för en produkt).
• Lagring av artikelinformation Validoo lagrar den senaste versionen av inskickad artikelinformation.
• Delning av artikelinformation sker genom din datapool. Via system-till-systemintegration kan leverantörer bli mottagare av sin egen produktinformation lagrad i Validoo. Validoo delar den artikelinformation som har godkänts i kontrollen till de mottagare som har skapat en prenumeration och som leverantören har adresserat artikelinformationen till. Övriga anslutna mottagare i Validoo får tillgång till informationen när den blivit publik. Vad som styr när artikelinformation blir tillgänglig för övriga anslutna mottagare samt ProductSearch kan du läsa mer om här. Och en lista med samtliga termer från artikelinformationen som visas i ProductSearch hittar du här. Mottagare i andra datapooler får inte tillgång till produktinformation och bilder utan detta gäller endast inom Validoos datapool.

Kvalitetssäkring, hantering och delning av produktbilder

• Kvalitetssäkring av produktbilder enligt kvalitetssäkringsregler för produktbilder. Från att Validoo har tagit emot både artikelinformation och bild tar det 1 till 5 arbetsdagar innan bilderna är klara för delning. Bilder som inte följer branschens kvalitetskrav korrigeras och laddas upp av GS1:s bildredigerare. Detta gäller även kvalitetssäkring av bilder uppladdade via system-till-systemintegration.
• sHantering och delning av produktbild i Validoos datapool. Produktbild kopplas samman med artikelinformation med hjälp av produktens GTIN (GS1-artikelnummer). Bilden görs tillgänglig i systemet och de bilder som har godkänts i kvalitetssäkringen delas till de mottagare som har skapat en prenumeration och som leverantören har adresserat artikelinformationen till. Produktbilden är därefter tillgänglig för Validoo anslutna mottagare och användare av ProductSearch, utifrån ett regelverk som baseras på hur datum i artikelinformationen är angivna läs mer. Information om vilka bilder kommer att visas tjänsten ProductSearch hittar du här. Via system-to-system-integration kan leverantörer bli mottagare av samt ladda upp sina egna bilder.
• Produktion av produktbilder i GS1 Swedens fotostudio efter beställning. Studion utför produktfotografering och produktion av CGI/3D-bilder (Computer Generated Imagery). Från att Validoo tagit emot artikelinformation och varuprov tar det 5 till 10 arbetsdagar innan bilderna är uppladdade och klara för delning.

Manuell kvalitetssäkring av artikelinformation

• Kvalitetssäkring av artikelinformation genom jämförelse med ett inskickat produktionsprov, prototyp eller tryckoriginal. Här kontrolleras att de stämmer överens samt följer GS1 standard för Artikelinformation. Se vilka termer som kontrolleras. Från att Validoo har tagit emot artikelinformation och varuprov tar det 1 till 5 arbetsdagar innan resultatet är klart.
• Hantering av varuprov GS1 Sweden kan endast hantera ett varuprov som har en tillhörande order. GS1 Sweden tar betalt för hantering av de varuprov som anländer och som saknar följesedel eller inte är märkta med företagsnamn, GLN eller GTIN.

Förutsättningar för GDSN Suppliers

• Du identifierar ditt företag med ett GLN (GS1 lokaliseringsnummer) och dina produkter med GTIN (GS1 artikelnummer). Dessa nummer tar du fram med hjälp av ett GS1 Företagsprefix som ditt företag abonnerar på från GS1 Sweden eller annan GS1-organisation.
• Ditt företag måste teckna avtal för Validoo.
• Ditt företag måste följa villkoren och betala avgifterna enligt gällande avtal för Validoo.
• Ditt företag behöver ha ett GS1-verifierat system för att skicka artikelinformation.
• Som GDSN Supplier-kund måste du vara ansluten till GDSN via någon annan GDSN datapool än Validoo 
• Artikelinformationen ditt företag skickar via Validoo ska följa aktuell GS1 standard för Artikelinformation.
• Bilder ditt företag skickar via Validoo ska följa aktuell GS1-standard för bilder
• Ditt företag måste ha skickat aktuell artikelinformation för produkten till ansluten mottagare för att kunna lägga en av manuell kvalitetssäkring eller fotografering. Om du inte vill skicka artikelinformation till mottagaren förrän den har kvalitetssäkrats kan du adressera GS1 Sweden och sedan adressera din mottagare när produkten har kvalitetssäkrats.
• Kunder som avser att fotografera många produkter ska informera Validoo i god tid inför fotografering. Informationen gör det möjligt för Validoo att prioritera och säkerställa resurser.
• En order skall läggas för varje manuell kvalitetssäkring och bildproduktion som ska utföras. Orderläggning sker i inloggat läge.
• Fysiska varuprover (produktionsprov eller prototyp) som skickas för manuell kvalitetssäkring ska skickas till den adress som är angiven på följesedeln. Digitalt varuprov (tryckoriginal) laddas upp vid orderläggning.
• Fysiska varuprover som skickas för manuell kvalitetssäkring eller fotografering ska märkas på rätt sätt och åtföljas av den följesedel som man fått via orderläggningen.
• Fysiska varuprover måste inkomma senast fem (5) arbetsdagar efter orderläggning. Detta är en förutsättning för att Validoo ska kunna säkerställa bemanning. En order aktiveras först när varuprov och artikelinformation inkommit.

Utveckling och drift

Uppdatering av standard

Validoo följer standarden för artikelinformation som tas fram av GS1 globalt. När GDSN (Global Data Syncronization Network) annonserar ett versionsbyte är GS1 Sweden enligt avtal förbundna att uppgradera till den nya versionen i Validoos system. GS1 Sweden annonserar versionsbyten till anslutna kunder cirka sex månader innan bytet sker.

Löpande utveckling

Ny eller förändrad funktionalitet i Validoo utvecklas och lanseras på efterfrågan. Ändringarna planeras och prioriteras utifrån komplexitet, kundefterfrågan och kundnytta, och det finns inga fasta lanseringsdatum.

Alltid i drift

Validoo är normalt i drift dygnet runt alla dagar i veckan. Driften är emellertid under vissa tider oövervakad och driftstörningar under dessa tider kan förekomma. Därtill kan störningar i driften förekomma även på andra tider på grund av såväl planerade avbrott för underhåll och liknande åtgärder som begränsade icke planerade avbrott.

Support

GS1 Swedens Kundservice hjälper dig på telefon och mejl måndag–fredag.

Kundlista

Här kan du se vilka leverantörer och mottagare som är kunder till Validoo. Du får också reda på vilka GLN (GS1-lokaliseringsnummer) företagen använder. Visa kundlista.

Inte ansluten till GDSN ännu?

Är du inte ansluten till någon annan datapool kan vi hjälpa dig komma igång.