Bättre datakvalitet genom internt kvalitetsarbete

Med hjälp av ett internt kvalitetsarbete kring datakvalitet och Validoo, har Orkla Foods Sverige lyckats öka kund- och konsumentförtroende samt spara tid och pengar. Här delar de med sig av sin framgångsmodell i ett startkit för bättre datakvalitet som du är välkommen att använda.

Produktdatakvalitet är en värdefull, men ganska abstrakt konkurrensfördel i den nya datadrivna ekonomin. Ofta är det bara några få inom företaget som inser det verkliga värdet av korrekt data och därför prioriteras det inte tillräckligt på olika avdelningars agendor.

Så skapades datakvalitet hos Orkla Foods Sverige

För tre år sedan startade Orkla Foods Sverige ett internt arbete i syfte att höja sin produktdatakvalitet och göra den till en konkurrensfördel.

För att säkra kvalitet på sin artikelinformation, använde de kvalitetssäkringstjänsten Validoo från GS1 Sweden, som i nästa steg även levererade information till Orklas olika kanaler: onlineinformation, artikelinformation (VCD), produktspecifikationer, point of sales, (POS), etikettunderlag etc.

Många besparingsvinster

Inom företaget fanns stora mängder produktdata som inte användes på ett optimalt sätt. Orkla Foods Sverige hade nu som målsättning att uppnå bättre datakvalitet på artikelinformation och högre andel godkända kvalitetssäkringar i Validoo. De insåg att det fanns många vinster att göra både besparings, kvalitets- och tidsmässigt genom att samarbeta internt och lyfta status kring datakvalitet.

Projekt för bättre datakvalitet

1. Rätt resurser och behovskartläggning

Det första steget var att anställa en dedikerad projektledare som på heltid skulle leda projektet med att kartlägga och implementera en intern process för bättre datakvalitet.

Projektledaruppdraget gick till Pernilla Sylwander som är utbildad inom Technology Management vid Lunds Universitet, en utbildning som kombinerar ekonomi och ingenjör med fokus på projektledning. Pernilla hade bakgrund inom bankväsendet och tyckte att det här med livsmedel verkade spännande.

– När jag började tjänsten som VCD-ansvarig på Orkla Foods Sverige så visste jag inte ens vad VCD, artikelinformation och Validoo var för något. Jag lockades av att det var en ny tjänst som handlade om att skapa processer och ta fram ett effektivt arbetssätt, säger Pernilla Sylwander.

Pernilla skapade en projektgrupp med interna representanter från sälj, marknad och innovation, för att kartlägga de olika behoven. Dessa personer blev i sin tur interna ambassadörer som bidrog till en gemensam syn på värdet av korrekt information och en ökad förståelse för Validoos tjänster.

Pernilla träffade även kunder för att lyssna in deras informationsbehov. När alla behov var synliggjorda, hade Pernilla en klar bild över vilka actions som behövde sättas in inför varje lanseringsfönster.

2. Tidplan och ansvarsområden

Projektgruppen skapade en tidsplan och tydligare ansvarsområden för respektive roll som bidrog med produktinformation vid lanseringar. Pernilla berättar:

– Vi satte igång med att tydliggöra för alla inom organisationen som jobbar med artikelinformation varför informationen måste var 100 % korrekt enligt kundernas krav och vad produktdatan faktiskt används till – det hjälpte varje person att se helheten och att varje individs bidrag är viktigt.

Pernilla framhåller att de var noga med att kommunicera att syftet med kvalitetssäkrad produktinformation är att deras köpare/kunder och konsumenter ska kunna lita på Orkla och deras produkter.

Pernillas grupp jobbade även med en attitydförändring internt genom att lyfta fram Validoo som ett verktyg och en hjälp för att Orkla Foods Sverige ska kunna kvalitetssäkra sin produktdata.

– Om Validoo inte fanns skulle vi behöva skicka flera dokument till olika kunder, men med Validoo använder vi oss av samma information till samtliga våra kunder.

3. Uppföljning varje månad

Pernilla satte igång ett arbete månadsvis för att följa upp det procentuella antalet GTIN-regler som hade flest godkända respektive ej godkända kvalitetssäkringar i Validoo.

Med hjälp av verktyget Validoo Scorecard som tagits fram i samarbete mellan ECR Sverige och GS1 Sweden, togs en rapport fram som Pernilla skickade till utvalda produktchefer, förpackningsutvecklare och produktutvecklare.

Resultatet av uppföljningen skickades sedan vidare till andra roller inom företaget för att skapa en bättre förståelse. Dessutom kommunicerade Pernilla samtliga ej godkända resultat till respektive ansvarig för att sprida kunskap. Månadsuppföljningarna ledde till att Orkla började sätta in åtgärder där de vanligaste felaktigheterna låg.

– Utifrån rapporterna i Validoo och med hjälp av ett nytt PIM-system, kunde vi sätta in flera actions för att öka andelen godkända kvalitetssäkringar i Validoo. Bland annat upptäckte vi och rättade till enkla fel som berodde på systemfel, till exempel felaktigt defaultvärde och tillagningskod, säger Pernilla.

4. Från projekt till löpande verksamhet

När projektet började för tre år sedan, jobbade Pernilla Sylwander 100 % med att implementera ett nytt arbetssätt kring Validoo och datakvalitet. Idag är det interna kvalitetsarbetet inte längre ett projekt – det är en del av Orklas löpande arbetssätt. Pernilla Sylwander ägnar efter projektet bara 20 % av sin arbetstid på artikelinformationsrelaterade uppgifter och Validoo.

Resultatet

Tid

Orkla Foods Sverige är alltid i tid genom att sätta deadline en vecka innan egentligt slutdatum. På så vis hinner de åtgärda om något oväntat uppstår (system som ligger nere etc.).

Pengar

Procentantalet ”first-pass” (att kvalitetssäkringen lyckas på första försöket) har gått från 64 % till 74 % sedan projektet startade. Det innebär att Orkla Foods Sverige inte behöver betala för en andra kvalitetssäkring. Företaget har sparat in en heltidstjänst och konsumenter får korrekt information som hjälper dem ta det viktiga köpbeslutet.

Kvalitet

Orkla Foods Sverige följer regelbundet upp resultatet för kvalitetssäkkringar via parametrarna i Validoo Scorecard. Arbetssättet med Validoo och datakvalitet är implementerat och det råder större samsyn i organisationen kring statusen på datakvalitet.

Orklas bästa tips till leverantörer

Lyft status på arbetsuppgifterna

Avsätt en kvalificerad resurs med projektledarkompetens. Jobbet handlar om att skapa rutiner, och effektiva processer. Det är inget jobb man lägger på en oerfaren eller tillfällig praktikant.

Tillsätt en arbetsgrupp med nyckelfunktioner

Sätt samman en arbetsgrupp från olika avdelningar (t.ex. sälj, marknad och innovation) som driver igenom kvalitetsarbetet.

Följ upp resultatet

Ha regelbundna möten där ni stämmer av åtgärder. Kommunicera sedan ut förbättringarna till alla som jobbar med artikelinformation.

Gemensam syn på värdet av produktdata

Se till att alla som hanterar artikelinformation förstår helheten och vad produktdatan används till, då blir vikten av korrekthet tydligare.