Instruktioner för varuprov


När du gör en bokning på kvalitetssäkring av produktinformation, mått eller streckkod får du veta vilken typ av varuprov du ska skicka in till oss. Vilken typ av varuprov du ska skicka in beror på vilken typ av kvalitetssäkring du ska göra.

Kvalitetssäkring av produktinformation – digitalt varuprov

Vid kvalitetssäkring av produktinformation kontrollerar vi att ifyllda värden i artikelinformationen stämmer överens med det som står på förpackningen.

För att kunna göra denna jämförelse behöver vi ett underlag som visar hur förpackningen är märkt. Det kan vara ett tryckoriginal eller ett artwork som visar hela förpackningens design och text, eller ett foto av en etikett. Vi tar bara emot digitala underlag som du laddar upp i samband med din bokning.

Notera: Det är viktigt att underlaget visar hur produktens alla märkningar ser ut. Tänk därför på att det kan behövas flera filer för att visa samtliga sidor av produkten.

Det är inte tillåtet att ladda upp en produktspecifikation i form av till exempel en word-fil med information om produkten, eftersom vi behöver se den riktiga layouten på etiketten eller förpackningen. Många av våra kvalitetssäkringsregler utgår nämligen från det som står i störst teckenstorlek eller det som står på produktens framsida.

Foton behöver vara skarpa och tydliga så att vi kan förstora upp och läsa även små texter och märkningar. Ladda hellre upp en extra fil om du är osäker.

Viktigt att GTIN framgår

För att vi ska kunna säkerställa att du har laddat upp rätt underlag till rätt produkt behöver någon av bilderna visa produktens streckkod så att vi kan se GTIN:et. Saknar produkten streckkod behöver du på något sätt märka produkten med GTIN, till exempel genom att skriva dit ett GTIN för hand på underlaget innan du tar ett foto eller att det tydligt framgår i filnamnet på de underlag som laddas upp.

Omärkt basnivå

En omärkt basnivå med eget GTIN, som till exempel bake-off, där informationen finns angiven på mellannivå/ytterförpackningen ska artwork/foto av den beställningsbara artikeln skickas in som underlag för basnivån. Observera att GTIN från mellannivån ej ska framgå i underlaget för bas. Däremot måste GTIN för bas framgå genom att antingen skriva dit det för hand eller att det tydligt framgår i filnamnet.

Ytterförpackning och multipack

Om produkten är en ytterförpackning eller ett multipack behöver det även framgå hur många produkter som ligger i förpackningen, till exempel 6 x 250ml. Om den angivelsen saknas på förpackningen eller dess etikett behöver du märka underlaget med denna information, exempelvis genom att skriva dit detta för hand.

Om ytterförpackningen eller multipack har någon märkning som ”Symbol för begränsad mängd” eller ”UN-nummer” så ska detta framgå på det underlag som skickas in till oss.


Kvalitetssäkring av mått

När du ska göra en kvalitetssäkring av mått kan du göra på två olika sätt – med eller utan fysiskt varuprov.

Kvalitetssäkring av mått utan varuprov

Om du tidigare har kvalitetssäkrat en likadan förpackning behövs inget varuprov för att vi ska kunna kvalitetssäkra. Systemet kommer att ge dig förslag på förpackningar som ser likadana ut enligt artikelinformationen. När du har bekräftat att förpackningen är likadan görs en automatisk kontroll att ifyllda värden matchar och du får ett godkänt resultat på kvalitetssäkringen av mått.

Om systemet inte erbjuder något förslag på en liknande förpackning så behöver du skicka in ett fysiskt varuprov för kontroll.

Tips: Om du exempelvis har flera likadana förpackningar med olika smaker så kan du börja med att skicka ett fysiskt varuprov på en av smakerna. När du uppnått godkänd status på det inskickade varuprovet så kan du sedan kvalitetssäkra resterande förpackningar via likadankollen.

Kvalitetssäkring av mått med ett fysiskt varuprov

Om det inte kommer upp ett förslag i likadankollen så behöver du skicka in en förpackning till oss som underlag för kvalitetssäkringen. Det kan vara en konsumentförpackning, ett multipack (till exempel ett 6-pack med läskburkar) eller en ytterförpackning (till exempel en kartong).

Förpackningen måste ha korrekta och representativa mått eftersom vi jämför den med dina ifyllda värden i artikelinformationen. Har du till exempel en påse med godis måste påsen innehålla rätt mängd godis när den kommer till oss, annars blir måtten fel när vi mäter en platt påse. Om produkten däremot är en hård ask med chokladpraliner behöver inte pralinerna vara med eftersom det inte påverkar måtten på asken. Vi väger inte varuproven, så vikten behöver inte vara korrekt.

Om varuprovet inte har någon märkning på sig så måste du märka ut hur texten kommer att anges på den färdiga produkten. Detta för att vi ska kunna avgöra produktens höjd. Eftersom höjden bedöms av produktens framsida där texten så som varumärke, produktnamn mm ska var läsbart från vänster till höger så måste denna information tydligt framgå.

Om ytterförpackningen är en returback från Svenska Retursystem (SRS-back), behöver du inte skicka in den för mätning. Kontrollen av mått görs automatiskt.

Variabelmått

Skickar du in en variabelmåttvara, till exempel en bit ost där priset varierar med vikten, görs ingen kontroll av måtten, de är undantagna. Det inskickade varuprovet behöver alltså inte ha mått som överensstämmer med artikelinformationen. Du behöver ändå skicka in ett varuprov så att vi kan kvalitetssäkra att förpackningstypen (till exempel krympfilm) är korrekt angiven.

Att tänka på när du skickar varuprovet

Det är viktigt att produkterna kommer till oss i fint skick. Om produkten har blivit mosad kommer måtten kanske inte stämma med det som står i artikelinformationen. Packa därför in dina varuprover ordentligt. Om förpackningen saknar streckkod behöver du också märka det med GTIN:et som är angiven i artikelinformationen.

För att vi ska kunna para ihop artikelinformation med ett varuprov är det viktigt att följesedeln som du får i orderläggningen skrivs ut och skickas med varuprovet. Om följesedeln saknas eller inte stämmer överens med varuprovet, kan det ta längre tid innan kvalitetssäkringen kan påbörjas.

Tänk också på att:

  • Skicka varuprovet med leverans fram till porten hos GS1 Swedens kvalitetssäkring, till exempel med företagspaket eller bud. Vi har inte möjlighet att hämta ut paket på ett utlämningsställe.
  • Kyl- och frysvaror bör transporteras med tempererad transport om det finns risk att mått ändras under transporten, eller att förpackningen på annat sätt förstörs.
  • Vid kvalitetssäkring av mått på läkemedelsklassade produkter är det viktigt att du skickar tomma förpackningar till oss. Vi tar endast emot tömda läkemedelsförpackningar och medicintekniska produkter.

Om du vill ha ditt varuprov i retur så behöver du skicka med en returfraktsedel eller skriva på varuprovet att du vill hämta det efter genomförd kvalitetssäkring. Vi kan dock tyvärr inte returnera kyl- och frysvaror eftersom kvalitetssäkringen utförs i rumstemperatur och vi inte heller i övrigt kan garantera obruten kylkedja.


Kvalitetssäkring av streckkoder

Streckkoder på konsumentförpackning

När vi kontrollerar streckkoder behöver vi en fysisk streckkod att skanna av. Om du har den färdiga produkten tillgänglig skickar du enklast in den till oss för granskning.

Förpackningen kan vara tom. Du kan även klippa ut streckkoden och skicka den med post till oss.

Streckkoder på ytterförpackningar

För ytterförpackningar gäller också att vi behöver en fysisk streckkod att skanna. Ofta sitter streckkoden på en etikett som i sin tur är klistrad på en kartong, back eller krympfilm.

Streckkoden behöver sitta på rätt underlag för att ge rättvisande avläsning. Är streckkoden till exempel printad på en etikett som i sin tur sitter på en kartong i wellpapp, behöver etiketten sättas på wellpapp och skickas till oss. Samma sak om etiketten är klistrad på en krympfilm. För SRS-backar skickar du in en lös etikett. Tänk på hur du packar in den, så att den inte veckar sig eller blir knölig under transporten.

Är streckkoden printad eller tryckt direkt på en kartong i wellpapp, skickar du in den delen av kartongen eller hela kartongen. Du behöver inte skicka in ett helt kolli till oss med innehåll, det är bara streckkoden som ska kvalitetssäkras.

Om du har den färdiga förpackningen men inte det slutgiltiga innehållet tillgängligt och streckkodens läsbarhet påverkas av förpackningens innehåll, kan du fylla den med något annat som är representativt för den färdiga produkten.

Skicka in den riktiga streckkoden

Eftersom det är kvaliteten på den riktiga streckkoden som ska fungera i hela logistikflödet så är det viktigt att streckkoden du skickar in för kvalitetssäkring är printad eller tryckt på samma sätt och samma underlag som den kommer att vara när produkten skickas till mottagaren. Skickar du in en streckkod för kvalitetssäkring som ger ett godkänt resultat och det sedan visar sig när mottagaren försöker skanna streckkoden att den inte alls är läsbar, till följd av att streckkoden inte var ett en riktig streckkod utan endast en temporär lösning, kan det få stora ekonomiska och logistiska följder både för mottagaren och för dig som leverantör.

Streckkoder på läkemedelsförpackningar

Vid kvalitetssäkring av streckkod på läkemedelsklassade produkter är det viktigt att du skickar tomma förpackningar till oss. Vi tar endast emot tömda läkemedelsförpackningar och medicintekniska produkter.

Streckkoder på pall

Palletiketten skickas utprintad och behöver inte fästas på något specifikt underlag. Kvalitetssäkringen genomförs på samma sätt och enligt samma regler som streckkoder på ytterförpackningar.